Електронний документообіг
Електронний документообіг - це життєвий цикл електронних документів в організації, починаючи від їх отримання (введення, електронна пошта і т.п.), проходження в підрозділах зі зміною стану (доведений до відома, узгоджений, підписаний, в роботі, закритий і т.п.) і закінчуючи списанням в архів. Часто електронний документообіг позначається терміном workflow , який характеризує рух документів як потік робіт, виконуваних в рамках того чи іншого бізнес-процесу. Система електронного документообігу (СЕД) - це програмне забезпечення, головними завданнями якого є організація і підтримка життєвого циклу електронних документів.
Розглянемо, як програма документообігу вирішує свої завдання, на прикладі СЕД FossDoc:
Призначення
Система електронного документообігу - це FossDoc — рішення на платформі FossLook, призначене для створення електронного архіву документів, організації корпоративного документообігу (workflow) і автоматизації бізнес-процесів на підприємствах, в установах і організаціях будь-якого роду діяльності. Програма дозволяє вирішити велику кількість завдань, реалізація яких покладена на відповідні модулі. Система може бути легко перелаштована з урахуванням специфіки роботи кожного конкретного підприємства.
Структура
Програмне забезпечення побудовано на основі класичної клієнт-серверної архітектури, до складу якої входять:
- Сервер FossDoc — сервер додатків, який реалізує бізнес-логіку і здійснює взаємодію клієнтських програм з сервером СУБД. Модулі, що визначають функції системи, підключаються до сервера додатків. Таким чином, продукти розрізняються серверними частинами, які містять різні набори модулів.
- Web-cервер — дозволяє працювати з сервером додатків за допомогою звичайного веб-браузера. Реалізований у вигляді зовнішнього модуля, що підключається до сервера додатків.
- База даних — управляється за допомогою сервера СУБД (My SQL, Microsoft SQL Server або Oracle). Зберігає документи, довідники, інформацію про користувачів, налаштуваннях і т.д.
- FossDoc Client — клієнтський windows-додаток, автоматизоване робоче місце (АРМ) користувача. За допомогою цієї програми звичайний користувач підключається до сервера додатків (по локальній мережі або інтернету) і вирішує свої службові завдання, як співробітник підприємства (організації). Одночасно АРМ користувача є поштовим клієнтом і може приймати-відправляти листи за допомогою зовнішніх поштових серверів. (...)
- FossDoc Web Client — веб-інтерфейс (Веб-кліент), який реалізує ті ж функції робочого місця користувача, що і windows-програма FossDoc Client, за допомогою звичайного веб браузера. Роботу веб-клієнта забезпечує веб-сервер системи.
- FossDoc Адміністратор — клієнтська програма, майстер адміністрування (АРМ адміністратора). За допомогою даного програмного забезпечення проводиться адміністрування сервера додатків (введення користувачів, розподіл прав доступу, підключення додаткових функцій, проектування маршрутів, створення нових типів документів і т.д.). (...)
Функції
Розглянемо основні функції програми:
Система автоматизує всі аспекти сучасного діловодства: створення реєстраційно-контрольних карток, РКК (карток документа); відправку доручень (аналог "бігунка" в звичайному документообігу); облік паперових оригіналів за допомогою спеціальних журналів; здійснення контролю над виконанням документів; підготовку резолюцій; роботу з електронно-цифровим підписом, генерацію звітів. (...)
Підтримка різних типів документів
Все різноманіття документів, з якими працюють користувачі, розділяється на окремі категорії - типи документів. В системі існують зумовлені типи документів (поширені у вітчизняному діловодстві): вхідні та вихідні листи, звернення громадян, службові записки, накази і т.д. Документи можуть посилатися на інші документи або бути дочірніми по відношенню до головних. Поля документів можуть заповнюватися значеннями з довідників. (...)
Проектування документів (бібліотеки)
У вас є можливість налаштувати під себе ваш продукт за допомогою функціональності бібліотек документів: додати або видалити поля і/або функції документів, налаштувати довідники. Ви можете спроектувати власні типи документів, а також шаблони друкарських форм, які будуть відповідати тільки вашому діловодства. Система дозволяє створювати нові документи на базі існуючих, використовуючи механізм успадкування. (...)
Гнучка маршрутизація документів
СЕД дозволяє гнучко налаштувати маршрути руху документів між підрозділами вашого підприємства, вказати їх порядок виконання, узгодження, підпису, реєстрації і т.д. Ви можете налаштувати реєстрацію в декількох канцеляріях вашої організації. Підтримується ефективний механізм створення документа на основі його проекту з фіксацією кожної стадії узгодження в окремій версії проекту. (...)
Підтримка колективної роботи користувачів
За допомогою довідника підрозділів ви можете спроектувати віртуальну структуру вашого підприємства (організації) будь-якої складності. Рольова модель поведінки користувачів дозволить вашим співробітникам швидко освоїти функції системи і ефективно замінювати одного користувача іншим (виконання обов'язків). Надаються потужні засоби розподілу доступу до загальних ресурсів підприємства і колективної роботи над документами. (...)
Поштовий сервер призначений для створення "внутрішніх" поштових скриньок користувачів (на вашому домені) і роботи з ними - прийому/відправки повідомлень. Сервер також ініціює прийом повідомлень з інших поштових серверів (ukr.net, gmail.com і т.п.), а також відправку ними повідомлень, якщо у користувачів, зареєстрованих на сервері, є зовнішні поштові скриньки. У даній статті описуються всі налаштування поштового сервера, а також, як створювати внутрішні поштові акаунти користувачів. (...)
В системі підтримується робота з електронним цифровим підписом (ЕЦП). Ви можете підписувати документи і їх поля за допомогою електронного цифрового підпису. Такий підпис гарантуватиме цілісність і автентичність відбитку даного документа. Ніхто, крім автора документа, не зможе внести зміни в нього так, щоб про це не стало відомо під час перевірки ЕЦП. Всі аспекти використання ЕЦП описані в даній статті.