Маршрутизація документів
Виконання будь-якого документа FossDoc починається зі створення доручень виконавцям. Маршрут документа - це упорядкований набір таких доручень. Доручення називаються ще точками маршрутів. На робочі місця співробітників в їх папки "Вхідні документи" надходять доручення. Користувач, відкриваючи доручення, отримує сам документ, який призначений для виконання (узгодження, підпису і т.д.). Таким чином, реалізується "рух" документів в Системі.
Програма пропонує різні способи організації руху документів між підрозділами і співробітниками вашої організації. Розглянемо наступні можливості:
- Послідовність виконання
- Шаблони маршрутів
- Використання збережених маршрутів
- Приклад маршруту - робота з проектами
- Особливості реєстрації документів
Послідовність виконання
Ви можете задати порядок виконання маршруту, тобто налаштувати його так, щоб доручення надійшли декільком співробітникам одночасно (паралельні точки маршруту) або послідовно - після завершення однієї точки відкривається наступна. Ви можете як завгодно комбінувати порядок проходження точок маршруту на однойменній закладці картки документа (тільки якщо маршрут ще не запущений). За допомогою даної закладки також можна видаляти або додавати нові точки маршрутів.
Шаблони маршрутів
C допомогою шаблонів ви зможете автоматизувати рутинні операції, які визначають рух документів на вашому підприємстві. Створивши один раз шаблон маршруту, ви можете "прив'язати" його до вашого підрозділу або всієї організації.
Використання збережених маршрутів
Ви можете зберегти створений маршрут для його повторного використання, але вже для іншого документа.
Збережені маршрути можна зробити доступними, як для співробітників вашого підрозділу, так і для всіх інших користувачів Системи. Ви можете внести корективи в завантажений маршрут, поміняти виконавців, додати/прибрати точки маршруту і т.п. - До його запуску.
Детальніше про створення та роботу з маршрутами документів можна прочитати в статті.
Приклад маршруту - робота з проектами
Система надає ефективний механізм створення документа на основі його проекту. При цьому передбачається, що проект може пройти кілька етапів узгодження з фіксацією результату кожного етапу в новій версії проекту документа.
Автор проекту майбутнього документа створює проект і відправляє його на узгодження одному або декільком співробітникам. Після отримання результатів узгодження від даних співробітників автор може врахувати висловлені зауваження та створити нову версію проекту на базі даної версії. Процес узгодження і створення нових версій може тривати до тих пір, поки всі зацікавлені особи не погодяться із запропонованою версією проекту документа. При необхідності автор може зняти проект з узгодження у того чи іншого співробітника або взагалі скасувати вибрані маршрути підготовки проекту. Погоджений проект відправляється на підпис керівнику (-ям), тобто користувачам, що володіють правом підпису проектів документів. Далі проект передається на реєстрацію. Після реєстрації проект стає повноцінним документом, який може підлягати виконанню.
Для роботи з проектами документів в вашу поставку Системи повинен бути включений однойменний Модуль.
Особливості реєстрації документів
В залежності від налаштувань Системи існує два варіанти обробки документів, що надійшли в ваш відділ з іншого підрозділу:
- Документ безпосередньо потрапляє до його виконавцю.
- Документ потрапляє в канцелярію вашого підрозділу, і тільки після реєстрації його в даній канцелярії доручення відправляються виконавцям. При відповідних настройках Системи така реєстрація може відбуватися в автоматичному режимі.
Реєстрацію може виконати тільки співробітник з відповідними правами.
У картці документа є спеціальна закладка "Реєстраційні записи", де міститься інформація про те, коли, ким і в яких підрозділах був зареєстрований даний документ, а також відповідно присвоєні йому реєстраційні номери:
