Журнал передачі документів

Дана закладка картки документа призначена для фіксування дій, пов'язаних з передачею паперових оригіналів або копій документів користувачам Системи або дій, пов'язаних зі списанням паперових і електронних документів у справи. Операції з передачею або списанням документа в справу можуть здійснювати тільки користувачі, що входять в групу "Оператори списання до справи".

Запис про передачу документа співробітникові

Для того щоб додати в журнал запис про передачу документа, картка якого відкрита в даний момент, виконайте наступні дії: Перейдіть на закладку "Журнал передачі". Натисніть кнопку (Додати). В результаті з'явиться діалог:

Виберіть співробітника, якому переданий документ. Натисніть Далі>. З'явиться наступний діалог:

У поле "Прийняв" буде прізвище та ініціали співробітника, яка був обраний в попередньому діалозі. Ви можете поміняти його на іншого співробітника або залишити незмінним. В поле "Дата передачі" введіть дату, коли був переданий документ. В поле "Тип документа" вкажіть, що було передано - оригінал або копію документа. Якщо співробітник повернув документ, у відповідному полі вкажіть дату повернення. Натисніть Далі>. У журналі буде створена новий запис про передачу документа:

Запис про списання документа в справу

Для того щоб додати в журнал запис про списання документа (картка якого відкрита в даний момент) в справу, виконайте наступні дії:

Перейдіть на закладку "Журнал передачі".Натисніть кнопку (Списати в справу). В результаті повинен з'явитися діалог:

Виберіть необхідний підрозділ номенклатури і рік номенклатури справ. Якщо номенклатура справ не створена, її потрібно створити, натиснувши (Створити номенклатуру справ), з'явиться діалог:

Якщо номенклатура справ вже існує, необхідно вибрати номенклатуру справ, в яку списується документ, натиснувши Вибрати . Далі з'явиться діалог створення запису про списання в справу:

Якщо Ви натиснете Перенести до номенклатури , документ переміститься з папки, в якій він перебував, в папку номенклатури. Інакше в папці номенклатури буде тільки посилання на цей документ. У журналі буде створена новий запис про списання документа в справу: