Узгодження документів (Урок 6)

Попередній урок: Виконання документів.

Не кожен документ відразу варто публікувати в загальних папках. Наприклад, один із співробітників отримує завдання підготувати документ-наказ. Спочатку готується прект документу, який узгоджується зі всіма зацікавленими особами. Тому спочатку такий документ створюється в папці "Проекти документів" і відправляється на узгодження зацікавленим особам. Кожен з них повинен ознайомитися з документом і натиснути кнопку "Згоден" (якщо йому все подобається) або "Не згоден" і вказати свої зауваження.

Завдання уроку: створіть проект документа-наказу, і відправте його на узгодження

В папці "Проекти документів" від будь-якого співробітника створіть документ "Наказ". Заповніть його поля, прикріпіть файл. Надішліть на узгодження декільком співробітникам, для навчання двох буде достатньо.

Кожен з узгоджувачів повинен його погодити, або сказати, що він не згоден.

Автор проекту повинен врахувати побажання узгоджувачів, і створити нову версію документа, в якій врахує всі зауваження. Після цього необхідно знову відправити його на узгодження, до тих пір, поки всі не будуть згодні з цим варіантом.

Життєвий цикл проекту документа

У найпростішому режимі щоб проект опублікувався в загальних папках, він повинен бути підписаний і зареєстрований (етап узгодження не обов'язковий). Достатньо одного "підпису" (на вкладці "Підпис документа"), і після цього ви можете відправити його співробітникові-реєстратору на реєстрацію. У демо-рішенні підписати документи може співробітник "Директор", а реєстрацію виконає "Діловод". Після реєстрації документ отримує номер, і автоматично поміщається в потрібну загальну папку. Для наказу це буде "Документи організації\Накази".

Завдання уроку: Відправте документ на підпис

Надішліть ваш проект на підпис, наприклад на співробітника "Директор" або на свого співробітника, який має роль "Співробітник-керівник". Для нього буде доступний варіант, схожий на процес узгодження, з тією лише різницею, що у нього замість "Згоден" кнопка "Підписати". Коли він підписує документ, на вкладці "Підпис документа" ви побачите його запис-підпис.

Важливо: вкладку "Підпис документа" видно не всім співробітникам, а тільки тим, хто перебуває в групі "Право підпису документів". Але будь-який співробітник може включити її видимість для себе в налаштуваннях картки.

Завдання уроку: Відправте документ на реєстрацію

Можливості узгодження

Погоджувати можна не тільки документи-проекти. Ви можете використовувати цей вид маршруту в будь-яких випадках, коли вам потрібно знати думку співробітників про що-небудь. Також узгодження може працювати в різних варіантах - послідовному або паралельному маршруті. Є можливість автоматично переривати маршрут, якщо один з узгоджувачів скаже "Не згоден".