Робота з вхідною та вихідною кореспонденцією
(Урок 7)

Попередній урок: Узгодження документів.

Для співробітника "Діловод" доступні дві папки: "Вхідні" та "Вихідні". Їх призначення просте: якщо в вашу організацію приходить офіційний лист, його зазвичай реєструють в журналі, присвоюють номер, і далі за допомогою цього номера даний документ можна легко знайти, виконати, підготувати відповідь. В папці "Вихідні" навпаки, слід реєструвати всі офіційні листи, які ваша організація відправляє будь-кому.

Реквізитами вхідних листі неодмінно будуть: "Кореспондент" - той, хто вам його відправив (організація). Також, відправник зазвичай має свій номер і дату документа. Ці реєстраційні дані зрозуміло, будуть придумані не вами. Для їх зберігання застосовуються поля "Дата документа" і "Індекс документа".

Завдання: створіть вхідний лист

Створіть вхідний лист від імені "Діловод". Вам буде потрібно також завести довідкову запис для поля "Кореспондент" - організацію-відправника.

Після збереження документа він автоматично отримує реєстраційний номер і дату, про що ви можете переконатися, якщо подивитеся на вкладку "Реєстраційні записи".

Як налаштувати автоматичну нумерацію документів

Коли ви створювали Вхідний лист, ви звернули увагу, що поле "Індекс вхідного" блоковано і має напис "(нумератор підключений)". Це означає, що в підрозділі поточного користувача існує об'єкт-нумератор, який дозволяє видавати по порядку реєстраційні номери. Завдяки цьому вашому співробітнику не доведеться їх вводити вручну.

Сам нумератор ви можете побачити в адмініструванні, якщо відкриєте підрозділ і перейдете на вкладку "Нумератори, що використовуються":

У великих організаціях може бути ситуація, коли окремі департаменти мають власні канцелярії і свою реєстрацію. В простішому випадку тільки один підрозділ вважається "канцелярією", і співробітник-реєстратор повинен бути саме в ньому. Якщо у вас два і більше співробітника-реєстратора, ви можете розділити їх роботу: один може займатися тільки Вхідними, інший - Вихідними, а третій - внутрішніми документами (наказами, службовими записками і т.п.).

Завдання: створіть нумератор для Наказу

Створіть нумератор для документа "Наказ". У найпростішому варіанті слід тільки заповнити його ім'я, і вказати внизу галочкою пов'язаний тип документe:

Рядок формату може бути порожнім - це забезпечить просто цифрову нумерацію, без префіксів або суфіксів.

Відразу після того, як нумератор створений, ви можете створити в клієнті новий наказ з-під співробітника "Діловод" - ви повинні бачити, що нумератор підключений і працює.