Робота з контрольними документами

Контрольні документи надходять в папку "На контроль". Є можливість контролювати як весь документ в цілому, так і кожне доручення за документом окремо.

Налаштування контролю доручень і резолюцій

Для того щоб резолюція і доручення могли бути поставлені на контроль необхідно відзначити їх як "Контрольований документ". Для цього зайдіть в програму адміністрування закладку Бібліотеки\Документообіг і знайдіть тип документу Доручення:

Відкрийте доручення і встановіть його як Контрольований документ.

Такі ж дії проведіть і для Резолюції.

Для постановки резолюції на контроль, після її підготовки, необхідно перейти на закладку "Контроль" резолюції і встановити контрольні терміни. Кожне доручення по резолюції може бути поставлено на контроль окремо.

При надходженні документа з контрольованими дорученнями закладка контроль відображається по резолюції і по кожному дорученню окремо.

Контроль виконання документу

Для того щоб документ міг бути поставлений на контроль необхідно відзначити його як "Контрольований документ". Для цього зайдіть в програму адміністрування закладку Бібліотеки\Документообіг і знайдіть тип документу, який ви збираєтесь контролювати. Відкрийте тип документу і відзначте його, як контрольований.

Тепер у документ буде додано закладку Контроль

Якщо ви вважаєте за необхідне перенести терміни виконання, встановіть нову планову дату, вкажіть попередню. В полях "Хід виконання", "Підстави для перенесення термінів" ви можете вписувати відповідні зауваження по ходу виконання документа, який встановлений на контроль.

Якщо планована дата переносилася, Система автоматично встановить її попереднє значення в поле "Попередня".

Після того, як завдання по документу буде виконано, встановіть фактичну дату виконання, і якщо по даному документу не планується більше роботи, зніміть його з контролю (виберіть в полі "Контроль» значення "Знятий з контролю").

При постановці на контроль резолюції по документу всі доручення, які стосуються цієї резолюції, автоматично ставляться на контроль. При зміні статусу резолюції, наприклад на статус "Знятий з контролю", всі доручення, які стосуються цієї резолюції, змінюють свій статус на той, який встановлений за резолюцією.