Папки користувачів FossDoc

Папки для документів - це засіб організації доступу користувачів до документів, які зберігаються в базі даних. Подання папок і способи роботи з ними повністю аналогічні тим, що використовуються для папок і файлів Windows, тільки замість файлів, папка FossDoc містить посилання на фізично існуючі в базі даних документи. Причому, посилання на один і той же документ може знаходитися в різних папках.

Для стислості опису в документації використовується вираз "папка містить документ", але насправді йдеться про посилання на документ.

В Системі існують два типи папок:

• звичайні папки;
• віртуальні папки (контейнери).

У звичайних папках Ви можете створювати нові документи (або проекти документів). Віртуальні папки призначені для відображення результатів фільтрації документів (наприклад, за вмістом полів) документів, які зберігаються в звичайних папках. Нижче буде розглянута структура папок, що відображається для різних ролей користувачів Системи:

• Поштові папки
• Папки виконавця
• Папки керівника
• Папки канцелярії
• Папки співробітника відділу контролю
• Ієрархія папок "Вихідні доручення"
• Ієрархія папок "Вхідні документи"
• Ієрархія папок "Завдання"
• Ієрархія папок "Проекти документів"
• Ієрархія папок "Документи організації"
• Ієрархія папок "Документи підрозділу"
• Ієрархія папок "Вхідні"
• Ієрархія папок "Службові"
• Ієрархія папок "Звернення громадян"

Поштові папки

Дані папки є у всіх користувачів Системи і не залежать від їх ролі:

Вони аналогічні тим, які використовуються в звичайних поштових клієнтах:

• Вхідні - для вхідних повідомлень.
• Вихідні - для вихідних повідомлень.
• Контакти - папка для контактів користувача. Контакти можуть бути імпортовані з різних довідників:
Майстер імпорту контактів
• Відправлені - для відправлених повідомлень.
• Пропоновані контакти - для контактів, які будуть пропонуватися для автозаповнення при відправці поштового повідомлення в поле "Кому".
• Видалені - для видалених повідомлень.
• Чернетки - для невідправлених повідомлень.

Папки виконавця

Користувач, який введений в Систему з роллю співробітника-виконавця або керівника, за замовчуванням може оперувати такими папками:

Крім наведених вище обов'язкових папок, користувач з роллю "Виконавець" може отримати наступні загальні папки підрозділу (організації), які, таким чином, є опціональними папками для даної ролі:

Призначення даних папок розглянуто в таблиці:

У даній статті ви можете дізнатися більше, як створювати в цих папках документи і працювати з ними.

Папки керівника

Користувач, який введений в Систему з роллю співробітника-керівника, за замовчуванням оперує тими ж папками, що і співробітник-виконавець.

Папки канцелярії

Користувач, який введений в Систему з роллю співробітника канцелярії, за замовчуванням оперує тим же набором обов'язкових папок, що і співробітник-виконавець, але набір опціональних папок співробітника канцелярії може бути значно ширше, ніж у виконавця:

Призначення даних папок розглянуто в таблиці:

Папки співробітника відділу контролю

Користувач, який введений в Систему з роллю співробітника відділу контролю, за замовчуванням оперує тими ж набором обов'язкових і опціональних папок, що і користувач в ролі співробітника канцелярії. Особливість роботи співробітника відділу контролю полягає в тому, що він не може створювати нові документи в папках "Вихідні", "Вхідні", "Звернення громадян" та "Документи організації" ("Документи підрозділу"), так як за замовчуванням співробітник з цією роллю не входить в групу "Реєстратори". У співробітника відділу контролю також відсутні папки "Надійшли з інших підрозділів" і "Звіти". Але, даний користувач додатково бачить папку "Контроль документів". Користувачеві з будь-якою роллю в Системі, Адміністратор Системи може дати можливість виконувати функції співробітника відділу контролю, додавши його до відповідної опціональної групи. В цьому випадку у цього користувача додатково до його обов'язкових папок додасться ієрархія папок, яка представлена на малюнку нижче.

Призначення даних папок розглянуто в таблиці:

Робота співробітників відділу контролю описана в статті.

Ієрархія папок "Вихідні доручення"

Призначення даних папок розглянуто в таблиці:

Ієрархія папок "Вхідні документи"

У цій ієрархії папок зберігаються всі вхідні доручення з посиланнями на документи, які надійшли цьому співробітнику в роботу:

Призначення даних папок розглянуто в таблиці:

Ви можете налаштувати папку "Вхідні документи" так, щоб закриті доручення видалялись з даної папки і переміщалися до папки "Завершені". Для цього оберіть папку "Вхідні документи", перейдіть на закладку "Властивості папки" і встановіть галочку "Переміщати закриті доручення в папку "Завершені". Крім цього, ви можете провести додаткові налаштування, а також порядок відображення підпапок:

Потрібно зауважити, що в папку "Вхідні документи" надходять доручення. Під час відкриття цих доручень Система буде автоматично відкривати картки документів, з якими ці доручення пов'язані.

Ієрархія папок "Завдання"

Папки даної ієрархії призначені для зберігання документів типу "Завдання", створених даним користувачем. Завдання можна доручити одному або кільком виконавцям за допомогою створення доручень.

В папці "Завершені" зберігаються всі Завдання, за якими всі виконавці відзвітували.

Ієрархія папок "Проекти документів"

Папка "Проекти документів" призначена для зберігання проектів документів до того, як з проекту буде створений і зареєстрований новий документ:

В папці "Завершені" зберігаються посилання на всі документи, які створені з проектів, автором яких є даний користувач.

Папка "Відкладені" призначена для зберігання проектів документів, робота з з якими була припинена.

Робота користувача з проектами документів описана в даній статті.

Ієрархія папок "Документи організації"

У цій ієрархії папок зберігаються документи, які призначені для працівників всієї установи. Документи розбиті по відповідним типам. Кожному типу документа відповідає своя папка:

Безпосередньо створити документ в цих папках можуть тільки користувачі, які введені в Систему з роллю співробітника канцелярії.

Ієрархія папок "Документи підрозділу"

Ієрархія "Документи підрозділу" містить ті ж папки, що і ієрархія "Документи організації". Різниця полягає в тому, що в цій ієрархії зберігаються всі документи, призначені для роботи в даному підрозділі.

Ієрархія папок "Вхідні"

Ієрархія папок "Вхідні" призначена для збереження і роботи з документами типу "Вхідний лист":

Призначення даних папок розглянуто в таблиці:

В цій статті детально розглянута робота з вхідними/вихідними листами.

Ієрархія папок "Службові"

Ієрархію папок "Службові" придатну для зберігання та роботи з документами типу "Службова":

Призначення папок ті ж, що і в ієрархії "Вхідні".

В цій статті розглянута робота зі службовими записками.

Ієрархія папок "Звернення громадян"

Ієрархія папок "Звернення громадян" призначена для зберігання і роботи з документами типу "Звернення громадян".

Призначення даних папок розглянуто в таблиці:

В цій статті детально розглянута робота зі зверненнями громадян.