Тенденції розвитку сучасних СЕД

Перші системи електронного документообігу (СЕД) найчастіше були повторенням журналів реєстрації документів, дозволяли зберігати електронні копії документів, підраховувати кількість документів в різних звітах і виконувати пошук документів. При цьому самі документи зберігалися в паперовому вигляді і робота з ними проводилася в тому ж режимі, що і сто років тому. Але і сьогодні багато організацій користуються подібними системами електронного документообігу.

На наступному етапі з'явилися системи, що дозволяють користувачам передавати електронні документи між собою. Більшість існуючих на ринку систем підтримують дану можливість, але перешкодою для їх впровадження виявився людський фактор. Багато хто, особливо менеджери вищої ланки, звикли бачити перед собою паперовий документ, а не електронний, і з недовірою відносяться до електронного цифрового підпису, який рекомендується для використання в подібних системах. Проте, дані СЕД впроваджуються все ширше і є основою сучасного ринку систем електронного документообігу.

Враховуючи власний досвід системи електронного документообігу FossDoc, і грунтуючись на переліку запитань і побажань від наших замовників, ми можемо судити про те, які системи будут затребувані в найближчі роки.

Як правило, при виборі СЕД замовник орієнтується на підтримувані системою функції, але в процесі її експлуатації виникає потреба змінити існуючі або додати нові типи документів, видалити поля з документу або додати додаткові, змінити поведінку документу в залежності від значення його полів. І якщо замовник самостійно не може це зробити, то доводиться залучати до рішення цих завдань розробника СЕД, що призводить до значного подорожчання вартості володіння системою і потребує багато часу для внесення таких змін. Отже, рішенням цього завдання є максимальна гнучкість і простота налаштування системи, які повинні дозволяти замовнику вносити всі зміни самостійно.

Ще одна проблема - це велика кількість територіально розподілених робочих місць, що вимагає автоматичної інсталяції та оновлення програмного забезпечення клієнтів або використання Web-клієнтів. При цьому слід враховувати те, що робота з Web-клієнтом менш зручна, ніж робота з додатком. Наприклад, якщо потрібно внести зміни в файл, прикріплений до документа, то його доведеться завантажити, внести зміни і завантажити назад. Крім цього, наприклад, при використанні цифрового підпису все одно знадобиться додаток на стороні клієнта, який виконує цю операцію..

Мобільність користувачів і використання ними різних мобільних пристроїв висуває ще одну вимогу - це робота СЕД з усіма цими пристроями. Рішення цієї задачі може бути здійснене двома шляхами – використання Web-додатків або використання додатків для кожного типу пристроїв. Кожен із цих шляхів має свої переваги і недоліки. Web-додаток універсальний, але його використання менш зручне, ніж додатку для мобільного пристрою. Написання ж додатків для кожного типу пристроїв вимагає додаткових витрат від розробника, що збільшує вартість системи для замовника.

Слід виділити ще одну проблему, яка досить актуальна. Це відсутність кваліфікованого персоналу і технічних засобів для експлуатації подібних систем, що з одного боку, породжує вимогу розташування послуги, а отже, і документів в Інтернеті, але з іншого боку, керуючий персонал компаній відноситься до зберігання документів "не в себе" з побоюванням. Хоча часто надійність зберігання документів в Інтернеті і їх захищеність може виявитися вище, ніж при зберіганні документів на власному сервері. Використання СЕД в подібному режимі накладає певні обмеження на її архітектуру, а отже, і на зручність роботи з нею.

Резюмуючи вищевикладене, можна коротко виділити основні вимоги до сучасних СЕД і тенденції їх розвитку:

• можливість замовника самостійно змінювати і розвивати функції системи;
• легкість в установці і оновленні клієнтських додатків;
• наявність Web-доступу до документів для роботи з ними;
• наявність додатків для мобільних пристроїв і зручність роботи з ними;
• можливість розміщення СЕД в Інтернеті і надання доступу в якості сервісу.

Всі ці вимоги ми спробували врахувати при розробці системи електронного документообігу FossDoc. Вимоги до гнучкості і розширення системи підтримує платформа FossLook, на базі якої побудована СЕД FossDoc.

Використання FossLook в якості платформи дозволяє керувати типами документів і їх поведінкою, а також надає можливість легкої інсталяції та оновлення клієнтських місць.

Крім цього, зараз ведеться активна розробка Web-клієнта системи, що одночасно дозволить надавати доступ з мобільних пристроїв і розвивати сервісні послуги при розміщенні системи в Інтернеті.

C. Ткаченко, ФОСС-Он-Лайн, генеральний директор