Вибір системи електронного документообігу

Вступ

Впровадження електронного документообігу на підприємстві – завдання дуже відповідальне і часто пов'язане з докорінною зміною діючих у Вас бізнес-процесів. За великим рахунком, зі встановленням електронного документообігу Ви змінюєте стиль управління бізнесом. Переходити або не переходити на електронний документообіг? Якщо да – то яку систему електронного документообігу (СЕД) вибрати? Як швидко окупиться система? Яких зусиль і коштів вимагатиме технічна підтримка системи під час її штатної експлуатації? На всі ці та інші питання так або інакше прийдеться відповісти, перш ніж буде прийнято рішення про придбання і встановлення СЕД на Вашому підприємстві.

У даній статті коротко розглянуто:

• Коли потрібен електронний документообіг.
• Функції сучасних СЕД російських і українських постачальників.
• Критерії вибору СЕД.

Коли необхідний електронний документообіг?

Власне кажучи, електронний документообіг ні в якому разі не повинен впроваджуватися як данина моді на "прогресивні технології". Якщо Ваш бізнес успішно працює і без електронного або навіть без паперового документообігу, дуже малоймовірно, що встановлення СЕД зробить його більш ефективним. Мова в даному випадку, скоріше всього, может йти лише про зручність роботи з документами. Так, наприклад, ми всі давно вже звикли до електронної пошти і до "загальноприйнятому" призначеному для користувача інтерфейсу поштового кліента, в якому Ваші листи розкладені по папках. Аналогічним чином СЕД помістить Ваші документи в деякі папки і прийме на себе всі проблеми, пов'язані з пошуком, доступом і зберіганням документів. Оптимальним рішенням тут може бути такий інтерфейс робочого місця користувача системи, в який інтегровані функції звичайного поштового клієнту, наприклад, такого як Microsoft Outlook. Тобто Ви отримаєте можливість єдиним чином працювати як з електронними листами, так і іншими електронними документами.

Однак, якщо на Вашому підприємстві існують нижчеперераховані проблеми, простим сховищем документів не обійтися, і Вам варто серйозно замислитись над автоматизацією робіт з документами і бізнес-процесами:

• Існує великий документопотік вхідних, вихідних і внутрішніх (службових) документів, розгляд яких серйозно збільшує терміни виконання робіт.
• Нарад у керівників різного рівня стає більше і їх тривалість затягується.
• Оперативність прийняття і виконання рішень низька і постійно знижується.
• Знаходження винних у порушенні виконавчої дисципліни стає проблематичним.
• Кількість форм для звітності зростає.
• Існує проблема витоку інформації і порушення комерційної таємниці.

Ігнорування вищеназваних ситуацій або спроби вирішити ці завдання без допомоги автоматизованих програмних систем призведе до ще більшого ускладнення проблем.

Функції сучасних СЕД

Системи автоматизації документообігу, пропоновані в даний час на ринках Росії і України, в основному вітчизняних виробників або інтеграторів зарубіжного програмного забезпечення, зокрема, на платформі Lotus Notes/Domino від компанії IBM. Серед відомих СЕД російських постачальників можна назвати: Справа, БОС-Референт, CompanyMedia, DIRECTUM, DOCUMENTUM, DocsVision, ЕВФРАТ-Документообіг, Optima-Workflow, LanDocs, МОТИВ, Lotsia PDM Plus. З українських виробників можно відзначити Атлас ДОК, Megapolis.Документообіг, ДОК ПРОФ, АСКОД і FossDoc.

Функції, пропоновані СЕД своїм користувачам, досить різноманітні. У першому наближенні їх можна розділити на такі категорії:

• зберігання і пошук документів;
• підтримка канцелярії;
• маршрутизація і контроль виконання документів;
• аналітичні звіти;
• інформаційна безпека;
• додаткові (специфічні) функції.

Розглянемо коротко найбільш затребувані функції з перерахованих категорій:

Зберігання і пошук документів

Централізоване зберігання документів – чи не єдина мета переходу на електронний документообіг для маленьких компаній. У зв'язку з цим варто звернути увагу на постачальника сховища даних, що використовується в тій чи іншій СЕД. Можуть використовуватися:

• сховища Lotus Notes/Domino (наприклад, БОС-Референт, CompanyMedia);
• власні формати зберігання даних (ЕВФРАТ-Документообіг);
• Microsoft SQL Server в різних редакціях (Справа, DIRECTUM, DocsVision, LanDocs та ін.);
• Oracle (Атлас ДОК, ДОК ПРОФ и др.);
• одночасна підтримка MS SQL і Oracle (Справа, ЕВФРАТ-Документообіг, FossDoc та ін.);
• інші СУБД.

Серед функцій для пошуку документів розрізняють:

• пошук по атрибутах (полях) документів;
• пошук по вкладених в документи файлам (повнотекстовий пошук);
• складний пошук (з використанням логічних операцій).

Підтримка канцелярії та діловодства

Підтримка роботи канцелярії – важливий компонент СЕД, орієнтованих на роботу, як в державних органах, так і в комерційних організаціях. До основних "канцелярських" функцій можна віднести наступне:

• уявлення документа у виді електронної картки – аналога реєстраційної картки документа;
• підтримка введення документів в систему зі сканера;
• ведення номенклатури справ;
• реєстрація документів, в тому числі тих, що прийшли по електронній пошті;
• повний цикл роботи з вхідними/вихідними документами;
• підтримка службових записок;
• робота зі зверненнями громадян;
• робота с заявками;
• ведення журналів реєстрації та обліку паперових оригіналів документів;
• підтримка ієрархічних довідників.

Маршрутизація і контроль виконання документів

Функції даної категорії затребувані як в великих, так і дрібних організаціях і дозволяють управляти документопотоками на Вашому підприємстві і контролювати виконання робіт за документами. До основних функцій даної категорії відносяться:

• проектування маршрутів документів з можливістю послідовно-паралельного їх виконання;
• підтримка різних дій над документами під час маршруту: візування, узгодження, накладення резолюції, підпис і т.п.;
• відправка документів як за типовими, раніше спроектованими, так і за вільними, визначеними користувачем в процесі виконання завдання, маршрутами;
• повідомлення співробітників про надходження до них на виконання нових документів;
• повідомлення про завершення етапів маршрутів;
• підтримка версійності документів (проектів документів);
• автоматичний контроль термінів виконання документів.

Аналітичні звіти

Як правило, звіти в СЕД створюються під конкретного замовника. Однак існують і загальноприйняті звіти, такі як:

• звіт про поточну зайнятість співробітників;
• звіт про виконання робіт по документам (ретроспективний);
• звіт по прострочених дорученнях.

Інформаційна безпека

Функції даної категорії забезпечать інформаційну безпеку підприємства наступними засобами:

• аутентифікація користувачів системи;
• розподіл прав доступу для співробітників-користувачів СЕД;
• підтримка електронного цифрового підпису документів;
• шифрування листів і документів;
• ведення історії і статистики роботи з документами;
• аудит роботи користувачів в системі.

Додаткові (специфічні) функції

Деякі розробники СЕД пропонують ряд специфічних функцій, властивих тільки даній конкретній системі. Наприклад, Lotsia PDM Plus інтегрована з САПР-системами і підтримує роботу з конструкторською документацією. Система FossDoc може бути інтегрована з корпоративною поштовою системою FossMail того ж розробника. Цікаві також рішення, що пропонують інтеграцію з популярною ERP-системою 1С:Підприємство. Багато СЕД надають власні API-інтерфейси для розробки нової функціональності "під замовника".

Критерії вибору системи документообігу

На нашу думку, при виборі СЕД споживачам доводиться шукати компромісне рішення, що по максимуму задовольняє наступним критеріям:

• забезпечення необхідної функціональності з можливістю подальшого розширення системи;
• мінімальна сукупна вартість володіння і швидка окупність системи;
• достатній рівень технічної підтримки;
• виробник, що зарекомендував себе, з реальними впровадженнями;
• облік вітчизняної законодавчої бази;
• суб'єктивні вподобання замовника.

Розглянемо докладніше деякі з перелічених нижче критеріїв.

Запезпечення функціональності

В інтернеті можна знайти досить багато оглядів, присвячених порівнянню різних СЕД. Так як більшість з цих оглядів складено на замовлення тих чи інших розробників, не варто надто серйозно ставитися до висновків про те, що та чи інша система за своїм функціоналом вигідно відрізняється від інших. В даний час все ще формується загальноприйнята термінологія для позначення функціональності СЕД. Крім того, реалізація одних і тих же функцій, заявлених різними виробниками, може сильно відрізнятися.

Повна функціональність сучасних СЕД може зацікавити тільки великих корпоративних клієнтів або державні органи і навряд чи буде затребувана, наприклад, клієнтами від малого і середнього бізнесу. Тому перевага повинна бути надана постачальникам, що пропонують модульний принцип ліцензування системи. Ви вибираєте модулі, які призначені для вирішення тільки Ваших завдань. Наприклад, системи на базі Lotus Notes/Domino в силу особливостей архітектури платформи Lotus забезпечують модульність "за замовчуванням". Але і серед вітчизняних розробок є СЕД, що реалізують свої функції і ліцензовані за модульним принципом. Так, наприклад, система FossDoc представлена лінійкою продуктів, є набором модулів для вирішення певних завдань документообігу і управління бізнес-процесами. Аналогічним чином ліцензуються системи DIRECTUM, LanDocs і ін.

Варто також звернути увагу на можливість додаткового нарощування функцій системи при подальшій експлуатації.

Сукупна вартість володіння

Як правило, в повну сукупну вартість володіння системою входять:

• вартість серверної частини, що реалізує бізнес-логіку системи;
• вартість клієнтських робочих місць;
• вартість сховища даних;
• вартість впровадження і технічної підтримки під час експлуатації;
• вартість продуктів сторонніх розробників, інтегрованих з даною системою документообігу.
• вартість реалізації додаткових функцій ("під замовника").

Вартість сховища даних є вагомим фактором загального подорожчання системи. Так, з цієї причини рішення на платформі Lotus відрізняються порівняно високою вартістю. Досить дорого коштуватимуть СЕД, що зберігають дані на Oracle, системі, що використовується, як правило, у великих організаціях з високими вимогами до надійності і безпеки. Якщо Ви представник малого або середнього бізнесу, оптимальним рішенням для Вас можуть бути СЕД з підтримкою Microsoft SQL Server. Серед лінійки MS SQL Server є умовно безкоштовні сервіси, підтримувані деякими СЕД (Справа, FossDoc і ін.).

Техпідтримка

Якісна технічна підтримка передбачає, що постачальник СЕД надає всілякі засоби для всебічного вивчення роботи системи і надання послуг з консультування користувачів і оперативного усунення помічених помилок. Компонентами ефективної техпідтримки є:

• безкоштовна (або умовно безкоштовна) демо-версія системи;
• демонстраційні і/або навчальні ролики по роботі користувачів з системою;
• детальна документація на продукт з локалізацією на рідну мову користувачів;
• форум технічної підтримки.
• Інші он-лайн сервіси та традиційна телефонна підтримка користувачів.

Облік вітчизняного законодавства

При виборі СЕД для державних структур актуальною проблемою є відповідність системи законодавчої і нормативної бази. Наприклад, провайдери електронного цифрового підпису, що використовуються в СЕД, повинні бути сертифіковані відповідними держорганами.

Для українських держструктур важливим моментом є повна україномовна локалізація, як призначених для користувача інтерфейсів, так і документації, включаючи можливість технічної підтримки державною мовою.

Суб'єктивні вподобання замовника

Часто на практиці вирішальними факторами на користь вибору тієї чи іншої системи документообігу виявляються формалізовані важко, суб'єктивні вподобання клієнта. Проте, можна вказати наступні поширені вподобання замовників при виборі СЕД:

• використання в бізнес-логіці СЕД термінології збігається з термінологією чинного на підприємстві паперового діловодства та документообігу;
• схожість інтерфейсу користувача СЕД на звичне, що використовується замовником, програмне забезпечення (наприклад, на поштовий клієнт);
• можливість інтеграції СЕД з програмним забезпеченням сторонніх виробників, яке забезпечує критично важливі функції роботи підприємства.

Висновки

В даний час на ринку програмного забезпечення Росії, України та інших пострадянських країн широко представлені системи для автоматизації діловодства, документообігу та інших бізнес-процесів підприємств і установ. Для вибору СЕД для впровадження на Вашому підприємстві рекомендуємо зробити ряд наступних кроків:

• Зробіть порівняльний аналіз функціональності СЕД, що найбільш повно відповідає Вашим вимогам.
• Оцініть сукупну вартість володіння обраних Вами систем, зверніть увагу на вартість ПЗ сторонніх розробників, необхідного для роботи СЕД.
• Вивчіть схеми ліцензування, пропоновані постачальниками СЕД, і виберіть найбільш оптимальні для себе варіанти.
• Ознайомтеся з комплексом послуг з надання технічної підтримки, оцініть самого постачальника СЕД за заявленими ним впровадженнями.
• Якщо є можливість – встановіть демо-версію системи, вивчіть демонстраційні матеріали (відеоролики), пропоновані постачальниками СЕД.
• Виділіть функціональні можливості аналізованих Вами систем, які є критично важливими з точки зору законодавства, сумісності з встановленим ПЗ, зручності роботи співробітників і т.п.

Остаточне рішення на користь вибору тієї чи іншої системи документообігу може бути отримано, наприклад, шляхом середньозваженого аналізу оцінок, які Ви виставили обраним СЕД за відповідність переліченим критеріям.

О. Горовой, ФОСС-Он-Лайн, аналітик комп'ютерних систем